Kita-Planer 2

Von der Idee zur Entwicklung

Schwierige Suche und ineffiziente Vergabepraxis

Die arxes-tolina GmbH ist ein Berliner Systemhaus mit vielen jungen Mitarbeitern und einem Altersdurchschnitt von knapp über 30 Jahren. Viele Kollegen gründeten in den letzten Jahren Familien und suchten kurz darauf nach Betreuungsplätzen für ihre Kinder. Die dabei gesammelten Erfahrungen waren frustrierend und spiegeln die Probleme in vielen Städten und Landkreisen wider:

  • keine zentrale Auskunft über freie Plätze
  • lange Wartelisten in jeder Einrichtung
  • Mehrfachanmeldungen suggerieren überhöhten Bedarf
  • keine Bedarfsplanung möglich
  • „Klinken putzen“ bei Kitaleitungen
  • großer Kommunikationsaufwand für alle Beteiligten
  • späte Gewissheit für Eltern

Die Erfahrungen unserer Mitarbeiter waren oft Thema an der Kaffeemaschine. Gerede von den Entwicklern kam schnell die Idee: „Dafür musste man doch mal eine Software programmieren.“

Aus dieser ersten Idee entstand eine Arbeitsgruppe, die über Gespräche mit Kitas und Kommunen notwendige Funktionen und Leistungsmerkmale sammelte. Eine Marktübersicht ergab, dass es tatsächlich noch keine allumfassende Softwarelösung gab. Und so beschlossen wir, Kita-Planer 2 zu entwickeln.

Das war im Frühjahr 2011. Seitdem hat sich viel getan: Kita-Planer 2 ist mittlerweile deutschlandweit bei über 50 Kunden im Einsatz und somit DIE Software zur Betreuungsplatzvergabe. Mit keinem anderen Belegungsmanagementprogramm werden mehr Kinder verwaltet und mehr Familien erreicht als mit dem Kita-Planer 2. Kommunen, Landkreise und ganze Bundesländer sind überzeugt von unserer Lösung.

Webbasiert, individuell und flexibel erweiterbar

Der Kita-Planer 2 ist modular aufgebaut. So kann die webbasierte Software ganz individuell auf die jeweiligen Funktionswünsche des Kunden angepasst werden.

Ein Online-Portal für Eltern bietet Informationen zu allen Betreuungsangeboten (Krippe, Kita, Hort, Tagespflege). Über das Elternportal können sich Familien auf mehrere Plätze bewerben.

Alle Betreuungswünsche erscheinen in einer stadtweiten Datenbank, Mehrfachanmeldungen werden erkannt und berücksichtigt. Bekommt ein Kind einen Beteuungsvertrag, so wird es automatisch von den Wartelisten der anderen Einrichtungen genommen. Die Einrichtungen werden außerdem per E-Mail darüber informiert.

Die zentrale Datenhaltung hat einen riesigen Vorteil: Stammdaten eines Kindes müssen nur ein einziges Mal in das System eingegeben werden und können von Kitas, Trägern und Jugendamt genutzt werden.

Über Schnittstellen kann der Kita-Planer 2 mit bereits bestehenden Softwarelösungen verbunden werden, etwa mit Kitaverwaltungsprogrammen. Der dadurch mögliche elektronische Datenaustausch erleichtert zusätzlich die Arbeit und spart Zeit.